Je držanie prebytku skladových zásob efektívne?
Ak chcete prekonať obmedzenie, ktoré limituje vašu predajňu v dosahovaní lepších výsledkov, zamerajte sa na oblasť fyzického (interného) obmedzenia. To dokážete najlepšie ovplyvniť.
Ak fyzické obmedzenie (výstavná plocha – viac prvý článok) prekonáte a umiestnite v obchode „správny tovar“, teda ten, po ktorom je aktuálne dopyt, k tomu vhodnú šírku sortimentu a zabezpečíte jeho bezproblémovú dostupnosť, prekonávate trhové (externé) obmedzenie (počet zákazníkov čo vstúpia do predajne) veľmi rýchlo. Pokiaľ potom zákazník nájde vo vašej predajni presne to, čo potrebuje, nemá dôvod chodiť inam.
Popri uvedomovaní si potrebných krokov ku zmenám nezabudnite, nízka cena nie je dominantnou konkurenčnou výhodou. Tou je prekonanie fyzických obmedzení. Pokiaľ stále využívate cenu ako konkurenčnú výhodu, tak toto smerovanie utlmte, je vašou konkurenciou jednoducho napodobiteľné. Vami stanovená prednosť tak môže pomerne rýchlo zaniknúť. Zlepšením fyzického obmedzenia dôjde aj k zlepšeniu externého obmedzenia a to napokon vedie k želanému efektu – prívalu zákazníkov do obchodu.
Dajte vždy pozor, ak:
• máte plne regály zásob po ktorých nie je dopyt
• na zásoby, ktoré sa práve vypredali
• na tovar ktorý je síce dostupný, ale chýba najviac obľúbená farba / veľkosť / druh
• na nedostatok nových trendov </strong
Cesta najmenšieho odporu
Ak pristúpite k prekonávaniu fyzických obmedzení, zamyslite sa vopred nad tým, akým spôsobom ich dokážete najlepšie ovplyvniť. Vašim cieľom je generovať zisk, avšak nielen v krátkodobom horizonte, ale aj v dlhodobom. Ideálne je si zvoliť cestu, ktorá žiada najnižšie vstupné náklady a pritom zaručí najrýchlejší pozitívny efekt. Do tejto kategórie samozrejme nepatrí zväčšenie predajnej plochy alebo presťahovanie predajne do väčších priestorov. Ak chcete na nezmenenej predajnej ploche efektívne prekonať fyzické obmedzenie je potrebné zvýšiť obrátkovosť zásob a to tým spôsobom, že začnete tok zásob vo svojej predajni riadiť. Predajnosť vystaveného tovaru je totiž priamo závislá od toho, ako dokážete riadiť svoje zásoby a ich dopĺňanie. Je dôležité nastaviť si toto ako prioritnú stratégiu fungovania.
Koncentrovanie pozornosti na riadenie zásob prináša zníženie celkových nákladov, konkrétne zníženie množstva financií, ktoré sú viazané v zásobách a zvýšenie obrátkovosti zásob, teda zvýšenie výnosov. Je to presne typ modelu, ktorý je žiadaný a prináša pozitívny výsledok.
Zásoby
Prečo sa obchodníci zásobujú na sklad? Dôvodom je skutočnosť, že v určitých segmentoch je ochota zákazníkov počkať si na tovar takmer nulová. S cieľom uspokojiť potreby zákazníkov okamžitou dostupnosťou tovarov sa začali organizácie viac sústreďovať na vytváranie skladových zásob.
Keďže zásoby v súčasnosti tvoria významnú položku v procese uspokojovania potrieb zákazníka a aj v prekonávaní vyššie spomenutého obmedzenia, tak koncentrovanie pozornosti na efektívne riadenie zásob môže byť dobrým začiatkom.
Čo však znamená riadiť zásoby efektívne? Zodpovedanie tejto otázky je podmienené vyriešením základného konfliktu v distribúcii.
V Teórii obmedzení, konkrétne v metóde „Proces myslenia“ (Thinking process) sa používa nástroj „Konfliktný mrak“ (Evaporating cloud). Slúži na riešenie konfliktných situácií. V distribúcii konfliktný mrak vyzerá takto:
Pokiaľ chcete mať ziskový distribučný systém (A), musíte uspokojiť obidve strany konfliktu (B,C). Znamená to kontrolovať náklady a chrániť a podporovať predaj. Pokiaľ chcete chrániť a podporovať predaj, musíte mať k dispozícii väčší objem zásob, prípadne širší sortiment. Inak nemáte šancu uspokojiť zákazníka (C-D‘). Na druhej strane, pokiaľ chcete kontrolovať náklady, musíte mať menej zásob. V zásobách a hlavne v tých, ktoré sa hýbu pomaly, prípadne vôbec, je totiž viazaný často aj nemalý kapitál (B-D).
Pracovníci distribúcie, teda napriek celým reťazcom, stoja medzi týmito dvoma „mlynskými kameňmi“ a prakticky neustále riešia túto dilemu.
Ak by sme sa vrátili k prvotnej otázke, čo znamená riadiť zásoby efektívne, tak odpoveď by mala znieť asi takto: Zhromaždiť optimálne množstvo zásob k aktuálnemu dopytu.
Krivka optimálneho množstva zásob
Tak ako vo všetkom čo nás obklopuje, aj v zásobách pokiaľ nie je vytvorená rovnováha, teda optimálne množstvo zásob, tak systém nefunguje dobre. Adekvátne znamená, mať iba také množstvo zásob, aký veľký je dopyt, teda usilovať sa o maximálne rovnovážny vzťah medzi ponukou a dopytom. Výsledkom by malo byť čo najmenej nedostatkov a prebytkov.
Prebytky spôsobujú:
• nízku schopnosť reagovať na zmeny správania sa na trhu
• zastaranosť produktov
• negatívny cash-flow
• nízka obrátkovosť zásob
• zníženie marže a iné
Prebytky spôsobujú:
• ušlý predaj
• nízky čistý zisk
• zákazníkovu nespokojnosť
Priklonenie sa k prebytkom, alebo nedostatkom v konečnom dôsledku znižuje potenciál a spôsobuje ušlé predaje. (viď graf dole).
Pokiaľ chcete riadiť zásoby efektívne, tak by ste mali byť niekde na spodnej časti grafu. Ako je z tohto grafu vidieť, spodná časť má určité rozpätie, kde môžeme hovoriť o optimálnom množstve zásob.
Či už z dôvodu dlhej doby doplňovania zásob, vyššej miery rezervy (čo keď náhodou), lacných nákupov veľkého množstva tovarov, alebo aj z dôvodu súčasných „lacných peňazí“, sa tak väčšina distribučných a obchodných firiem pohybuje na strane prebytku.
Najčastejšie dôvody prečo organizácie držia vysoké zásoby (prebytok):
• doplnenie tovaru trvá príliš dlho
• dodávatelia nie sú vždy spoľahliví
• predpovede predaja (forecast) sú nepresné
Prebytok zásob
Možno sa teraz niekto zamyslí a povie si, veď mať prebytok je oveľa lepšie, ako mať nedostatok. Áno, to je do určitej miery pravda, ale keď sa nad tým zamyslíte z uceleného pohľadu (holistický prístup používa Teória obmedzení), tak prebytok zásob spôsobuje v organizácii celkovú neobratnosť. Neobratnosť sa prejavuje napríklad neefektívnym využitím skladovej a predajnej plochy, nedostupnosťou tovaru a v neposlednej rade aj negatívny cash-flow.
Prečo potrebujeme byť obratnejší?
• životný cyklus produktu sa výrazne znižuje (prebytok brzdí obnovu zásob)
• ochota zákazníka počkať si na produkt sa blíži k nule (nemyslím si, že zákazník je spokojný s odpoveďou tovar príde zajtra, alebo prinesieme ho z druhého skladu, prípadne objednajte si ho v e-shope)
• personalizácia (sústrediť sa na zákazníkove potreby a širokou sortimentu uspokojiť viac zákazníkov)
Začarovaný kruh
Pri prebytku zásob sa dostávate do začarovaného kruhu, v Teórii obmedzení je zaužívaný anglický termín „vicious cycle”.
Organizácie majú viac zásob na sklade. Ak predaje nie sú tak vysoké ako sa očakáva, začne vypredaj zásob z dôvodu zvýšenia obrátkovosti tovaru. Rýchlo sa predávajúci tovar (20 – 30% zásob) sa vypredá rýchlejšie ako ten, po ktorom je slabý dopyt (70 – 80% zásob). Predaje začnú opäť klesať z dôvodu nedostupnosti tovaru, čo spustí opäť výrazné nakupovanie a spustí zadržiavanie vysokých zásob.
Pokiaľ chcete prekonať fyzické obmedzenie, dostať sa zo začarovaného kruhu a znížiť prebytok zásob, je potrebné začať riadiť svoje zásoby inými ako zaužívanými metódami. Je potrebné prejsť zo systému PUSH na systém PULL. Riadiť zásoby systémom PULL znamená, „potiahnuť“ iba toľko zásob koľko je potreba na pokrytie aktuálnej spotreby.
Článok je druhou časťou seriálu s názvom: Dodávateľský reťazec podľa Teórie obmedzení
Andrej Čatajský
Simplicity consulting s.r.o.
Zdroj: Simplicity consulting s.r.o., www.simplicityconsulting.sk
