Velké množství problémů ve firmách, a nejen v řízení zásob a sortimentu), vzniká kvůli špatné viditelnosti, špatné kontrole a absenci procesů.

Typickým příkladem špatné viditelnosti je, že firma tuší, že má výpadky zboží (protože jim stagnují prodeje a ztrácejí zákazníky), nebo že má zbytečné zásoby na skladě (protože cítí tlak na Cash-Flow nebo má plný sklad položek, které se nehýbou). Problém je, že nevědí, jaké a kolik zboží by měli držet. Obecně jim totiž chybí kontrolní mechanismy, know-how a nástroje, které by jim pomohly tyto problémy identifikovat a řešit.

Na začátek začněte pravidelně sledovat a měřit následující základní metriky. Je důležité sledovat trendy – vývoj v čase. To znamená sledovat, zda se postupně zlepšujete, stagnujete nebo zhoršujete. Poskytne vám to přehled o tom, kde se nacházíte, a budete schopni podniknout další kroky k tomu, abyste se zlepšovali.

Zaručujeme vám, že pokud se vám začnou zlepšovat tyto metriky, zlepší se celá vaše firma. Zlepší se tržby, zisk, Cash-Flow, a sníží variabilní náklady.

Obrátku zboží měřte pravidelně, ideálně každý týden, s ohledem na průměr za poslední 4 týdny (klouzavé průměry). Obratka zboží vám ukazuje, jak rychle dokážete peníze investované do zásob otočit. Není jedno, jestli je vaše obrátka zboží třikrát za rok nebo šestkrát za rok. Znamená to, že své peníze uvidíte za 120 dní nebo za 60 dní. Často právě schopnost rychlého otáčení zásob rozhoduje o tom, zda máte peníze na placení faktur dodavatelům, na nákup a doplňování zboží, či na splácení závazků vůči věřitelům (bankám).

Denně měřte, kolik produktů má nulový stav zásob a tedy jsou vyprodané, v poměru ke všem aktivním produktům, které chcete držet skladem. Pokud máte na skladě 1000 aktivních produktů a 100 z nich má nulovou hodnotu zásob k dnešnímu dni, máte 90% dostupnost zboží. Důležité je měřit zejména dostupnost A produktů (vašich TOP položek). Pokud vám vypadne C produkt, zabolí vás to minimálně. Ale pokud vám vypadne A produkt, ztrácíte velké peníze.

Pokud je produkt vyprodaný a v průměru vám generuje 1000Kč prodej za den, přišli jste kvůli výpadku průměrně o 1000Kč. Stejným způsobem spočítejte, o kolik tržeb jste přišli na každém jednom vyprodaném produktu. Ztracené prodeje počítejte denně nebo alespoň týdně. Pokud je produkt vyprodaný 7 dní, přišli jste za týden o 7000Kč. Samozřejmě, že čísla jsou hypotetická, proto je velmi důležité opět sledovat trendy. Zda se vývoj ztracených prodejů postupně zlepšuje nebo ne.

Výkonnost produktů není v zásadě nic jiného než návratnost investice = ROI (angl. Return on Investment). Je to velmi důležitý ukazatel, který vám říká, zda pracujete s výkonným portfoliem. De facto vám říká, kolik peněz musíte vynaložit na nákup zboží (a zásob), abyste vygenerovali určitou marži. Je velmi důležité při sledování marže sledovat nejen kolik marže vaše produkty generují, ale také kolik peněz (zásob) jste na to použili. Každá firma sleduje, jakou marži generují, ale nesledují, co je to ve skutečnosti stojí a při jakých zásobách tuto marži generují. Z pohledu Cash-Flow není jedno, kolik peněz na to musíte použít a jak rychle tyto zásoby otočíte. Ideální je měřit výkonnost ROI na týdenní bázi, s ohledem na průměr za poslední 4 týdny (klouzavé průměry).

Pokud chcete, aby vaše firma zdravě rostla, musíte efektivně řídit svůj sortiment. To znamená, že se nebudete starat jen o samotný prodej, ale i o to, zda efektivně doplňujete zboží (pravidelný nákup zboží), obměňujete sortiment (novinky) a také zda se zbavujete nevýkonných produktů.