Vo väčšine prípadov, firmy na začiatku svojho fungovania fungujú v štruktúre 1 centrálny sklad, prípadne si otvoria k nemu 1 maloobchodnú prevádzku + e-shop.

Výnimkou sú veľké retailové spoločnosti, ktoré prichádzajú na nový trh, prípadne väčšie spoločnosti, ktoré zväčšujú svoj podiel na trhu tým, že kupujú či spájajú menšie lokálne firmy a zapracujú ich pod svoju značku.

Postupom času, ak sa firme darí, začnú pribúdať nové a nové prevádzky. Z malej lokálnej firmy sa môže zakrátko stať firma, ktorá v priebehu krátkeho obdobia, začne riadiť niekoľko relatívne samostatne fungujúcich prevádzok, na veľkom území.

Pre tieto spoločnosti sa zásadne mení jedna vec. A to je distribúcia tovaru resp. ako zabezpečiť, aby sa na prevádzkach nachádzal práve ten tovar, ktorí ľudia chcú.

Zrazu je firma postavená pred novú výzvu – ako efektívne distribuovať tovar a riadiť sortiment a zásoby globálne i keď napr. stále v rámci malého Slovenska, prípadne Česko-Slovenska.

Firmy si jasne uvedomujú, že ak nezabezpečia pravidelný tok zásob a tovaru na jednotlivé obchody, môže to vybuchnúť. Otázkou však často býva, ako to zabezpečiť.

A veľmi často sa riadia pravidlom: Kto už vie lepšie, čo ľudia chcú, a aký tovar mať na prevádzke, ako vedúci prevádzky? Pre firmy a aj jednotlivé prevádzky, je totiž často nepredstaviteľné, že by centrála mohla pravidelne bez problémov pokrývať potreby jednotlivých prevádzok.

Preto veľmi často nechávajú nákup a objednávanie tovaru na starosti vedúcim jednotlivých prevádzok. Pohodlné a zdanlivo jednoduché riešenie problému. Má to však aj druhú stranu alebo skôr celú abecedu nevýhod 😊.

Najskôr si ujasnime pojmy, čo je centralizovaný a decentralizovaný nákup.

Centralizované obstarávanie tovaru znamená, že nákup je riadený na úrovni centrály. Centrálny sklad zabezpečuje pravidelné doplňovanie, distribúciu, nákup, riadenie zásob, sortimentu, cenových akcií, prípravu na sezóny, riadenie noviniek, vyraďovanie nevýkonných produktov, prácu s dodávateľmi atď.

A to vo vzťahu centrálny sklad vs. externý dodávateľ prípadne výroba, ako aj vo vzťahu centrálny sklad vs. jednotlivé prevádzky. Centrála posiela na prevádzky tovar s minimálnym alebo žiadnym zásahom prevádzok.

Decentralizované obstarávanie tovaru znamená, že nákup prebieha v rôznych obchodných jednotkách a lokalitách úplne samostatne, s minimálnou alebo žiadnou kontrolou zo strany centrály. Necháva sa im prakticky úplná voľnosť v tom, koľko, čoho, kedy a kde, bude daná prevádzka predávať.

A tu začínajú obrovské problémy, ktoré si firmy často začnú uvedomovať až neskôr. Poďme sa na jednotlivé problémy detailne pozrieť.

To ako riadite svoje zásoby a sortiment ovplyvňuje celý váš biznis. A preto nie je jedno, kto nakupuje tovar, kto riadi zásoby.

V decentralizovanom riadení nákupu sa firma plne spolieha na to, že každý, kto na jednotlivých prevádzkach nakupuje tovar, je tou najlepšou voľbou pre firmu, ale tak to často nie je. Aj z diskusií s našimi zákazníkmi neraz vyplynulo, že nákup tovaru a riadenie zásob je pre vedúcich, resp. tých čo to majú na starosti, nutné zlo, ktoré musia robiť pri svojej normálnej práci.

Ak má firma 50 obchodov, mala by zabezpečiť aspoň 50 špecialistov/odborníkov na nákup tovaru. A to je nonsens. Pre firmu je omnoho jednoduchšie a aj lacnejšie nájsť 3-4 veľmi kvalitných nákupcov na centrálnom sklade, ktorý sa budú 8 hodín denne venovať len práci nákupcu.

Skúste sa spýtať vedúceho na prevádzke, koľko sa denne venuje len nákupu tovaru a riadeniu zásob. Hodinku? Naša skúsenosť je, že ani to nie.

Inak povedané, na každej prevádzke sa nachádza úplne iný sortiment a je veľmi malý prienik rovnakých produktov na všetkých prevádzkach. V dôsledku toho firme neúmerne rastie množstvo produktov, ktoré na jednotlivých prevádzkach ponúkajú. Zámerne sme použili ponúkajú, nakoľko gro z týchto produktov tam len leží a nepredávajú sa a nie je po nich dopyt.

A ako sme si v minulých článkoch povedali, firmy majú na skladoch 50-80% nevýkonných alebo slabo performujúcich produktov. Tak si predstavte, že keď máte 50 prevádzok, tento stav platí pre každú jednu zvlášť. To už je naozaj veľmi veľa utopených peňazí.

Tip pre vás na analýzu: Skúste odhadnúť koľko rovnakých produktov sa nachádza na všetkých prevádzkach a následne si to zanalyzujte. Možno budete nemilo prekvapení. A keď chcete ísť ešte hlbšie, koľko TOP produktov (A) je A produktom na každom sklade. Je to veľký „eye-opener“.

Každý jeden zlý nákup, či zle rozdistribuovaný tovar, vás stojí obrovské peniaze a pomaly zabíja váš sklad, prevádzky aj vašu peňaženku. V decentralizovanom systéme je tento predpoklad umocnený faktom, že je veľký predpoklad, že firma namiesto toho, aby riadila v celom systéme 5,000 rôznych produktov, má v celom systéme napr. 20,000 SKU. Z toho drvivá väčšina sú ležiaky ako bolo uvedené v predchádzajúcom bode.

V konečnom dôsledku, tento tlak na Cash, náklady, či kapacity musí riešiť centrála, ktorá hasí požiar za prevádzky, ktoré už nemajú odkiaľ brať, ak v záujme firmy je tieto prevádzky zachrániť.

Držať na prevádzkach nevýkonné produkty je luxus, ktorý si nemôžu dovoliť ani veľké firmy.
Viac sme sa tejto téme venovali v predchádzajúcich článkoch:

Ako nevýkonné produkty negatívne vplývajú na vaše tržby, maržu a zisk.
Ako nevýkonné produkty negatívne ovplyvňujú náklady a Cash-Flow
Ako nevýkonné produkty spôsobujú kapacitné problémy na sklade?

Vysoké zásoby, rastúce náklady, nestabilný Cash-Flow, stagnujúce predaje. To často prevádzky neriešia, alebo len veľmi okrajovo. Ale na centrále, pre majiteľov, konateľov, či jednotlivých manažérov sú to top metriky, s ktorými žijú každý deň.

Decentralizovaný spôsob riadenia zásob dáva vedúcim prevádzok na zodpovednosť tú časť biznisu, ktorá ovplyvňuje celý chod firmy. Verme tomu, že nákupom vyšších zásob sa vedúci prevádzky snaží eliminovať výpadky tovaru, zlepšiť maržu (množstevný nákup), prípadne znížiť náklady za prepravu. V konečnom dôsledku práve toto správanie môže viesť z globálneho hľadiska napr. ku Cash-Flow problémom.

Lokálne zlepšenie totiž nemusí prinášať globálne zlepšenie.

Nakoľko vedúci prevádzky vo väčšine prípadov nie je odborník na oblasť nákupu tovaru, riadenia zásob a má minimum času sa tomu venovať, zásoby sú často doplňované na základe kvalifikovaného odhadu a intuície vedúceho prevádzky.

Ak máte na sklade tisícky produktov, nie je v ľudských možnostiach si zapamätať, ako sa darí všetkým produktom, aká je výkonnosť jednotlivých produktov, čo vám vypadáva alebo čoho máte plné sklady. Mozog to jednoducho kapacitne nedá a následne už len tipujete.
Navyše keď ste v strese napr. v časovej tiesni, často sa rozhodujete emotívne, často aj iracionálne, najčastejšie na základe „rokmi overených postupov“. Veď ono sa to potom nejak predá a vyrieši.

Rovnako tak, podvedomé vnímanie s vami manipuluje. Predsa len 20 kusov na sklade či v regáli vyzerá lepšie ako 5 kusov, hoci sa toho budete zbavovať celý rok.

A práve tento nesúlad spojený so strachom a intuitívnym objednávaním spôsobuje obrovské výpadky tovaru na jednej strane a hordy nepredajných zásob na druhej strane.

Predstavte si, že máte na produkte MOQ=100 pri priemernej spotrebe 30ks za mesiac. Pri decentralizovanom riadení musí každá prevádzka odobrať aspoň 100ks danej položky. A každá prevádzka bude držať zásoby tohto produktu v priemere na 3 mesiace. Pri 50 prevádzkach je to 5,000 ks ktoré je potrebné nakúpiť, pričom sa ich budú 3 mesiace zbavovať.

Ak by tento tovar, ale nakúpila centrála, nemusí naraz nakúpiť 5,000ks, ale pravidelnými nákupmi napr. 2,000 ks (závisí to od dĺžky dodávkového cyklu), ktoré podľa potreby rozdistribuuje na jednotlivé obchody. 5,000 vs. 2,000 a to už je veľká úspora.

Navyše medzi obchodmi a centrálou je MOQ omnoho nižšie alebo absolútne žiadne. Na obchod sa teda dostane omnoho menej tovaru, ktorý nedokážete okamžite alebo vôbec predať. A gro zostane na centrále, ktorá na každý obchod pošle len toľko koľko treba. Ak má firma na sklade 10,000 položiek a všade nejaké MOQ (prípadne finančné limity za nákup), benefity z centrálneho riadenia MOQ sú okamžité a pre firmu finančne veľmi zaujímavé.

Pre centrálu je omnoho jednoduchšie splniť MOQ ako pre každú prevádzku zvlášť.

Na úrovni centrálneho nákupu je možné dosiahnuť relatívne vysokú presnosť nákupu. No čím viac sa posúvame bližšie k miestu predaja na úroveň jednotlivých SKU, tak sa presnosť predpovedí, na úrovni SKU a miesta predaja výrazne znižuje. Veľmi často sa stáva, že v súčte sa javí, že máme dostatok daného SKU, ale kvôli zlej alokácii spôsobenej nepresnými forecastami, máme v mieste A výpadky zásob, kým v mieste B prebytok daného SKU.

Dôsledkom je, že v mieste A dochádza k neuspokojeniu dopytu a strate tržieb, kým v mieste B akumulujeme zásoby, ktoré nepotrebujeme. To môže mať za následok zvýšené náklady na skladovanie, hrozbu expirácií, či blokovanie priestoru na predaj alebo skladovanie produktov, ktoré potrebujeme urgentne doplniť. Pre nedostatok miesta, to ale nie je možné zabezpečiť. To môže v blízkej budúcnosti viesť k výpadkom a k strate predaja iného produktu. A tým aj k strate tržieb.

Na úrovni centrálneho skladu je možné dosiahnuť presnosť forecastu 75-80%. Ale na úrovni SKU/prevádzka/deň môže byť presnosť forecastu kľudne aj 20% (a aj menej).

Agregácia zásob na centrálnom sklade je jeden z najväčších benefitov centralizovaného nákupu a výrazne pomáha firmám šetriť peniaze, znižovať náklady a nestrácať predaje.

V prípade, že má firma decentralizovane riadený sortiment, je veľmi komplikované centrálne plánovať akcie a vo všeobecnosti robiť marketing.

Na zamyslenie: Ako môžeme robiť cenové akcie, letákové akcie, e-shop komunikáciu a všeobecne zabezpečiť marketingovú podporu, ak sa mi jeden produkt nachádza napr. len na 20 z 50 prevádzok a iný len na 10 z 50 prevádzok.

Jednoducho lokálne riadenie nákupu výrazne limituje marketingovú podporu.

Mať korektné vzťahy a nastavené dobré podmienky s dodávateľmi je firmu na nezaplatenie. Pre firmu je omnoho jednoduchšie zabezpečiť si lepšie podmienky z pozície celej firmy ako na lokálnej úrovni. Rovnako tak snažiť sa plniť, či eliminovať MOQ, či finančné limity skôr dosiahne centrála centrálnym nákupom ako jednotlivé prevádzky.

Práve tu vznikajú veľké trenice medzi vedením firmy, centrálou a prevádzkami. V decentralizovanom systéme je prakticky nemožné aplikovať jednotlivé procesy a zlepšenia, ktoré by mali viesť k celkovému zlepšeniu firmy. Je totiž nemožné vytvoriť jeden proces, ak každá prevádzka funguje úplne inak. Risk manažment a riešenie problémov je ďalší kameň úrazu. Centrála často nemá možnosti alebo nechce riešiť problémy prevádzky. Napr. výpredaj nevýkonných produktov, prípadne marketing.

Mať efektívne riadenú distribúciu tovaru je obrovská konkurenčná výhoda. Centralizácia nákupu, objednávania a doplňovania tovaru jeden z kľúčových prvkov, ak chce firma vlastniaca viacero prevádzok, dosahovať zlepšenia.

Má to pozitívny dopad na dostupnosť tovaru na obchodoch (čiže vaše predaje), náklady (variabilné aj fixné) a samozrejme Cash-Flow.

Navyše rýchlosť dodania tovaru z centrály je vo väčšine prípadov rýchlejšia ako od externého dodávateľa.

Čas a rýchlosť dodania sa stáva TOP faktorom, na základe ktorého sa spotrebiteľ rozhoduje či a kde nakúpiť. Tak prečo mu nevyjsť v ústrety?

V ďalších článkoch sa pozrieme na to prečo a ako zautomatizovať objednávanie, doplňovanie a distribúciu tovaru z centrály na prevádzky.

Ukážeme si tiež prípadové štúdie aj s dosiahnutými výsledkami a spätnými väzbami.

Ak sa vám ale nechce čakať a tento problém práve vo firme riešite a chceli by ste sa posunúť ďalej, neváhajte nás kontaktovať.