Aké nástroje využívajú ERP systémy a prečo sú nedostatočné?

• Intuitívne objednávanie alebo jednoduché priemery
• MIN-MAX prípadne prepracovanejší, ale menej využívaný nástroj EOQ (Economic Order Quantity)
• Štatistický forecast – odhad predaja na základe minulých období využitím sofistikovaných štatistických funkcii (napr. Holt-Winters Triple exponential smoothing)
  

INTUITÍVNE OBJEDNÁVANIE A JEHO NEDOSTATKY

Veľa ľudí v biznise sa hrdí tým, že majú nos na to, ako sa v konkrétnej situácii rozhodnúť. Možno vás to prekvapí a možno ste na to už aj sami prišli, riadiť sa intuíciou pri nákupe tovaru je absolútne nespoľahlivé, nepresné a pre firmu v globálnom aspekte veľmi nebezpečné.

Prečo to tak je?

SUMA SUMARUM

Práve tento nesúlad spojený so strachom a intuitívnym objednávaním spôsobuje obrovské výpadky tovaru na jednej strane a hordy nepredajných zásob na druhej strane.

MIN-MAX A JEHO NEDOSTATKY

Jeden z najčastejšie využívaných nástrojov v ERP systémoch, na základe ktorého sa firmy rozhodujú koľko, čoho, kedy od dodávateľov objednať a akú úroveň zásob držať, je MIN-MAX.

To, že práve MIN-MAX je tak často využívaný v ERP systémoch len potvrdzuje naše tvrdenia, že oblasť riadenia zásob a sortimentu je v ERP systémoch na veľmi nízkej úrovni a v porovnaní s ostatnými modulmi je veľmi zanedbávaná.

A prevádzkovatelia ERP to nemajú problém ani priznať. Určite je ale lepšie používať MIN-MAX model ako robiť nákupy intuitívne. Napriek tomu MIN-MAX má veľa nedostatkov, ktoré môžu veľmi negatívne ovplyvňovať fungovanie celej firmy:

• MIN-MAX úrovne nie sú pravidelne aktualizované a často nereflektujú realitu. Toto je absolútne ten najväčší nedostatok MIN-MAX. Pracovať s nepresnými hodnotami je skoro tak zlé ako si čísla tipovať.
• Ak si aj dá niekto tú námahu a prepočítava MIN-MAX úrovne, nemá k dispozícii kľúč ako hodnoty nastaviť (opäť sa nastavujú buď intuitívne alebo na základe jednoduchých priemerov). Ale z dôvodu, že je to časovo náročné, tieto prepočty sa nerobia pravidelne a hodnoty často nereflektujú realitu.
• Niektoré ERP systémy umožňujú automatický prepočet MIN-MAX hodnôt. Prepočty však využívajú veľmi jednoduché algoritmy, na ktoré sa nákupcovia nevedia spoľahnúť a preto ich neustále manuálne korigujú a menia.
• A to je jeden z hlavných dôvodov, prečo MIN-MAX spôsobuje obrovské výpadky tovaru a vysoké nepredajné zásoby (ležiaky a neskôr mŕtve zásoby). Navyše spôsob ako MIN-MAX funguje a objednáva tovar, spôsobuje veľký tlak na Cash-Flow.
• Nie je neobvyklé, že zle nastavené MIN-MAX hodnoty a následné objednávanie podľa nich, spôsobuje priamo Cash-Flow problémy. A tým je veľmi nebezpečný.
• MIN-MAX navyše fixuje množstvo objednaného tovaru, kým frekvencia objednávania je flexibilná → ak hodnoty MIN-MAX nie sú menené, vždy sa objednáva to isté množstvo a nezáleží na tom, či ho budete vypredávať týždeň, mesiac, pol rok alebo navždy.

ŠTATISTICKÝ FORECAST A JEHO NEDOSTATKY

Využívať štatistické modely je o level lepšie ako používať MIN-MAX model alebo robiť intuitívne nákupy. Forecasty sú ale tvrdý oriešok aj pre väčšinu ERP systémov a vyžadujú si už skutočne znalosti v danej oblasti. Napriek tomu štatistické forecasty majú tiež veľa nedostatkov:

Forecasty predpokladajú, že dokážeme na základe historických predajov predvídať, čo sa stane v budúcnosti.

Viac ako na to, čo sa deje teraz, sa pozerajú na to, čo sa dialo v minulosti a práve kvôli tomu nedokážu okamžite a adekvátne reagovať na aktuálne zmeny. A práve táto neschopnosť okamžite reagovať spôsobuje, že odhady predaja a následné nákupy tovaru a riadenie zásob sú nepresné. Následne táto nepresnosť forecastov a neschopnosť okamžite reagovať spôsobuje výpadky rýchloobrátkových produktov a generovanie nadzásob pomaly točiacich sa produktov.

Prečo sú odhady predaja nepresné?

Lebo historické predaje, na základe ktorých predikujeme budúci predaj, mohli byť ovplyvnené faktormi, ktoré v budúcnosti nastať nemusia. Trendy, životný cyklus produktov, cenová politika firmy, cenové akcie, dodávateľská (ne)spoľahlivosť, sezóny či externé faktory ako počasie, vojna, ceny energii či vstupov, pandémia – to všetko výrazne ovplyvňuje správanie sa a predaje jednotlivých produktov. A to môže byť úplne iné ako vlani.

Následne, ak štatistické forecasty považujeme za nereálne, dochádza k manuálnym korekciám. V konečnom dôsledku zo štatistiky už neostáva nič a defacto sa vytvára len kvalifikovaný odhad, čo nemá ďaleko od intuitívneho objednávania.

Presnosť forecastu závisí od miery akceptácie nepresnosti forecastu.

Ak tvrdíte, že vaše forecasty sú na 80% presné (čo už je skutočne vysoká presnosť forecastu), musíte držať vysoké bezpečnostné zásoby na to, aby ste pokryli potenciálnu nepresnosť vašich forecastov. To sú ďalšie peniaze uložené do zásob, ktoré nemôžete okamžite využiť. Navyše s rizikom, že časť z nich sa bez zliav nepredá, prípadne vôbec.

Aby bol forecast ako tak presný, je nutné mať vysokokvalifikovaných, štatisticky zdatných ľudí, ktorí vedia s forecastami pracovať a prípadne ich manuálne korigovať.

Ďalší problém je, že nákupcovia až slepo veria, že to, čo sa naforecastuje, sa aj skutočne stane.

Nákupcovia často neberú do úvahy fakt, že jedna štatistická metóda nemusí byť vhodná pre každý produkt.

Dopady nepresnosti forecastu môžu mať veľmi negatívny efekt na fungovanie celej firmy.

ČO ODPORÚČAME?

Kontrolný mechanizmus na riadenie zásob Dynamický Buffer Management

Vzhľadom na dynamicky meniaci sa trh v posledných rokoch, je rýchla reakcia na zmeny na trhu kľúčom k úspechu. A to nie len v riadení zásob a sortimentu, ale výkonnosti celej firmy.

Preto, ak chcete dostať riadenie zásob pod kontrolu, je nutné zabezpečiť 2 dôležité veci.

Súvisiace články